No primeiro informativo vimos uma rápida definição do que são riscos, além de introduzir o Project Management Institute (PMI), responsável pela elaboração de um Guia de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) que se tornou padrão mundial na área de projetos.

Segundo o PMBOK, um risco é
"um evento ou condição incerta que, se ocorrer,
provocará um efeito positivo ou negativo nos
objetivos do projeto"
(glossário, pg.376).

Os processos que descrevem o conjunto de atividades necessárias para o gerenciamento de riscos no PMBOK são:

• 11.1 - Planejamento do gerenciamento de riscos
• 11.2 - Identificação de riscos
• 11.3 - Análise qualitativa de riscos
• 11.4 - Análise quantitativa de riscos
• 11.5 - Planejamento de respostas a riscos
• 11.6 - Monitoramento e controle de riscos

* O Gerenciamento de Riscos corresponde ao capítulo 11 do PMBOK e deste número se originam os códigos acima.

Veja os fluxos do PMBOK on-line para ter uma visão gráfica de como se relacionam estes processos. Como na maioria das áreas-chave sugeridas pelo PMI - Project Management Institute , o primeiro processo: 11.1 - Planejamento do gerenciamento de riscos deve ser executado para definir qual é o nível de preocupação do gerente de projeto com o assunto durante a execução dos trabalhos, sina-lizando quem são os respon-sáveis, os principais marcos de controle da área, qual é o orça-mento disponível, entre outros. Em um projeto de grande envergadura ou que envolva riscos de vida, o Plano de Ger. de Riscos irá conter um nível de detalhe muitas vezes maior do que aquele que iremos criar para um projeto de um seminário, por exemplo.

É muito importante que gerentes de projeto e administradores alinhem o nível de expectativa de resposta à riscos do projeto com o Plano Estratégico da organização onde o projeto estiver inserido.

Em algumas situações, quando não há um orçamento disponível, o gerente de projeto ainda assim poderá planejar várias ações que podem mudar as chances de sucesso de um projeto. Nos próximos boletins veremos exemplos práticos de potenciais problemas de alto impacto para um projeto que puderam ser eliminados pela simples coordenação de esforços dos membros de uma equipe de projeto.

Em muitos projetos torna-se prático manter o Plano de Gerenciamento de Riscos junto ao Plano de Resposta aos Riscos, que passa então a ser o nosso Plano de Gerenciamento e Resposta a Riscos (PGRR), que também discutiremos em futuros boletins.

A base de um bom plano de gerenciamento de riscos é comum entre vários projetos em uma organização. Isso significa que se a organização não tem o hábito de se planejar para lidar com riscos, os gerentes de projeto de diversos empreendimentos diferentes poderão se beneficiar de uma reunião para criar um modelo básico, estabelecendo um ponto comum de comunicação entre todos.

• O primeiro passo para eliminar problemas ou transformá-los em oportunidades é se valorizar a importância do assunto e iniciar um trabalho com colegas de trabalho e membros de sua equipe.
  
• O segundo passo é reunir membros da equipe de projeto e outros envolvidos (usuários, clientes, fornecedores, etc) e criar uma lista com eventos incertos de resultado positivo ou negativo para o projeto (identificação de riscos).

O uso de mapas mentais, como ilustrado abaixo, podem facilitar a identificação de riscos em uma reunião com os envolvidos com o projeto.

(veja esta imagem ampliada)

De acordo com o PMBOK, as ferramentas utilizadas durante o processo 11.2 - Identificação de Riscos são:

• Revisões da documentação
• Técnicas de coleta de informações
• Análise da lista de verificação
• Análise das premissas
• Técnicas com diagramas

(estes assuntos serão vistos nos próximos boletins)

O Gerenciamento de Riscos em projetos é de responsabilidade do gerente de projetos mas é de interesse de todos as pessoas que podem afetar ou serem afetadas pelos resultados do trabalho a ser realizado.

Precisamos ampliar nossa consciência a respeito desta importante disciplina de gerenciamento e provocar as pessoas a agirem de forma pró-ativa em relação aos riscos.

Espero ter sua audiência nos próximos números!

Peter Mello, PMP
Gerente de Riscos em Projetos
X25 Treinamento e Consultoria