O Sr. Vladimir Liberzon (Rússia) aponta que mais de 1/3 do dinheiro no mundo está aplicado sobre a forma de projetos e de que esta proporção é ainda maior em países em desenvolvimento. Ainda assim, as taxas de sucesso em projetos estão entre 25 a 35% em relação ao total.

Embora já se tenha percebido melhorias em projetos nos quais se utilizam técnicas de gerenciamento de projetos ao invés da "boa vontade dos participantes", ainda estamos longe de efetivamente lidarmos com projetos. Nosso Tendão de Aquiles? O gerenciamento de riscos.

O Sr. Edward Fern nos mostra através de um exemplo fácil o por quê de falhamos mesmo quando nos esforçamos para preparar um cronograma com as estimativas do "mais provável". Faça você o jogo das moedas!

O jogo das moedas

Supondo que três pessoas joguem três moedas cada. Nosso objetivo é contar o número de vezes que cada pessoa precisa repetir seu trabalho até conseguir um total de 3 caras.

Para que uma pessoa jogue três moedas e consiga três caras, ele precisará jogar no mínimo três vezes. E o número máximo? Se as chances são de 50% em cada oportunidade, nós teríamos uma expectativa de conseguir três em seis jogadas. Se tratarmos como eventos conectados, esta probabilidade diminui.

Não importa o percentual de chances de acertamos 3 em 3, 3 em 10 ou 3 em 20. A realidade é: mesmo sendo uma quantidade limitada de possibilidades, podemos prever o número mínimo, mas nunca o máximo!

Durante o seminário, Edward demonstrou que o lado da curva além do "valor mais provável" é bem maior do que o lado anterior. Isso quer dizer que mesmo para eventos simples como o de jogar moedas, qualquer cronograma de atividades baseados nestes valores provavelmente será irrealista, fazendo com que cliente e equipe de projeto estabeleçam falsas expectativas para o projeto.

Qual é a solução?

Metas de projeto devem ser estabelecidas com base a um percentual de confiança acordado entre os participantes e somente depois que um cronograma é planejado levando-se em consideração eventos de risco que podem ajudar ou atrapalhar um projeto.

Isso significa que devemos ser capazes de montar um cronograma otimista (no qual riscos positivos ajudam e riscos negativos não acontecem); um cronograma mais provável (onde poucos riscos positivos ajudam e não muitos riscos negativos atrapalham); e um cronograma pessimista (onde não há riscos positivos e os eventos problemáticos são detalhados inclusive em relação aos planos de contingência).

Com estes três "cenários", podemos buscar o ponto intermediário entre o "mais provável" e o "pessimista" com base ao índice de sucesso que for negociado entre cliente e equipe (quanto maior o índice, maior o custo e prazo do projeto por conta das margens de segurança ou "buffers" de projeto).

Uma coisa é certa: Aquele primeiro cronograma criado, por maior que seja a participação dos interessados, por natureza é otimista e vai dar errado!

Espero ter sua audiência nos próximos números!

Peter Mello, PMP
Gerente de Riscos em Projetos
X25 Treinamento e Consultoria